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📝入力時の工夫で”使える”名簿を作る

後援会名簿は、件数が増えていくにしたがって様々な入力が混ざり、後から検索・精査をすることが難しくなってしまうことがあります。

今回は、どのような点に注意をして入力と管理をしていけばデータとしての精度を上げられるのか、考えていきます。ミエセンをお使いの方はもちろん、ミエセンの導入をまだされていない方、表計算ソフトを使って管理している方にもおすすめの記事です。
お伝えする内容は一例であり、それぞれの事情により何が重要な情報かは変わります。あくまでもご参考としてご活用ください。

「いつもの項目」から見直そう

「姓」「名」は分けて管理する

名簿の氏名を1セルで入力している場合もあるのではないでしょうか。
ミエセンでは、姓名が分かれています。
姓と名を分けることにより、表計算ソフト上でも「姓と住所」の組み合わせから「同一世帯」を類推したり、世帯主のレコードだけを絞り込むが簡単にできます。
また、分かれている「姓名」を結合して「氏名」のデータを作ることは簡単ですが、その逆で、「氏名」を「姓と名」に分割する作業は非常に大変です。「どうしても1セルで氏名を管理したい!」といった場合には、姓と名の間にスペースを入れるなどして、いざというときに「姓を取り出せる」仕組みでご登録いただくのが良いのではないでしょうか。

住所は最低でも二分割で管理し、入力方式を揃える

住所の入力・管理方式にも様々な方法があります。選挙区が複数自治体をまたぐ場合と、単一の自治体かによって、重視する情報が異なるところもありますが、次にあげるような入力方式をされている場合であれば見直しをおすすめします。

おすすめしない管理 デメリット
町名と番地(数字以下)を分割している 表計算ソフトがハイフンをマイナスと認識し、自動で演算されてしまうことがあります
番地の後ろに続けて建物名を入れている ラベル出力時のレイアウトが崩れたり、文字数によりラベルの枠をはみ出す場合があります
「送り先はどうせ市(区町村)内だから」と、都道府県~市区町村名までを省いている 郵便番号バーコードが作成できません
レコードによって、入力方式が違う(半角全角、丁目・番地・号にするかハイフンにするかなど) 重複集計や名寄せ時に同一データと認識できず、見過ごす可能性があります

これら注意点を踏まえ、ミエセンでは、都道府県市区町村字・町丁目という集計用の項目と、住所1(番地まで/例.東京都渋谷区渋谷1-12-12)住所2(建物名/例.宮益坂東豊エステート8階)という検索やラベルに使うための属性を用意しています。

電話番号は、固定と携帯を分けて、市外局番とハイフンを入れて登録する

電話番号も、様々な入力方式で管理されています。重要なのは、「固定電話」と「携帯電話」を分けて管理することです。
スマホが全世代に行き渡り、後援会活動の連絡や選挙期間中の投票依頼も「個」の時代となりました。携帯電話番号を用いた連絡手段は直接の電話(通話)だけでなく、SMS送信やそこからLINEへの登録誘導など、様々な活用が見込めます。
ミエセンには「iPhoneから直接電話発信」という機能がありますが、いざというときに電話できない、という事態を避けるためにも、市外局番は欠かさずに登録しておきたいものです。
ハイフンがなく、数値扱いとなっている場合には表計算ソフトで開くと先頭の「0」が桁落ちしてしまうこともありますので注意が必要です。

「郵送」についての備考は1つの属性(列)にまとめる

郵送の可・不可や、慶弔、宛名出力時の注意点など、郵送後の対応のたびに、項目列に新しい「備考欄」を追加していませんか?
時期が変わるとつい別の項目を足して情報を入力したい気持ちになりますが、検索や絞り込みなどで合理的な管理を行うためには、「集約」することがとても重要です。ミエセンには宛名に使用するかというデフォルト属性で一元的に管理できます。宛名ラベルを出力する際には、この項目の情報を確かめながら精査を行うと良いでしょう。


ミエセンの便利機能を使おう

ミエセンの「タグ」を利用する

タグは、「◯か✕」で管理できる情報を、より簡単で間違いなく登録するためのツールです。
ミエセンでは、カラフルで、見てもよし、付けてよし、絞り込んで便利、のタグが「500」まで作成できます。これでもう、イベント参加者や郵送記録、電話作戦の結果記録などに悩むことはありません。タグをフォルダ管理することもできますので、「イベント」「地区(町会)」といったくくりでまとめておくことも簡単です。
表計算ソフトでも、「フラグ”1″の入力」といった考え方を利用して、イベントの参加履歴などを管理してみてはいかがでしょうか。

ミエセンの紹介者機能を利用する

ミエセンでは、紹介者を紐づけて管理することができます。紹介者を代表者情報画面から確認できるだけでなく、複数名からの紹介に対応、紹介者ランキングをアプリ内で見ることができます。
多くの名簿ソフトには「紹介者」の欄が用意されていますが、データの紐付けや複数名対応をしている場合は少ないのではないでしょうか。紹介者一覧はPC版からダウンロードもでき、表計算ソフトを使えば、絞り込み・並び替え・集計なども簡単です。


名簿は長い年月引き継ぐことが多いかと思います。選挙前の準備をきっかけに登録内容を見直してみてはいかがでしょう。ミエセンは、引き続き皆様の名簿管理作業を強力にサポートいたします。

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