後援会名簿の「精度」を上げる管理方法とは

カテゴリ ワンポイント・レッスン

記事作成日 2019年1月7日 by ミエセン事務局

最終更新日 2019年1月11日

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こんにちは。ミエセン事務局です。

後援会名簿は、件数が増えていくにしたがって様々な名簿(ソース)の記載方法が混ざり、後から精査をすることが難しくなってしまうことがあります。

今回は、どのような点に注意をして入力と管理をしていけばデータとしての精度をあげられるのか、考えていきます。
ミエセンをお使いの方はもちろん、表計算ソフトを使って管理をしていただいている方にもおすすめの記事です。

なお、この記事でお伝えする内容は一例であり、個々の事例で重要な情報は変動いたしますので、ご容赦ください。無理に合わせる必要はありません。あくまでもご参考としてご活用いただけますと幸いです。

当たり前の項目の管理方法から見直そう

◯「姓」「名」は分けて管理する
支援者のお名前を1セルで管理していらっしゃる方も多いのではないでしょうか。姓と名を分けることにより、表計算ソフト等で「姓と住所」の組み合わせから「同一世帯」を類推したり、世帯主のレコードだけに単一化することが簡単にできます。そして、元から分けてある姓名を結合して氏名のデータを作ることは簡単ですが、その逆で、氏名を姓と名に分割する作業は非常に大変です(弊社ではそういった処理業務をお承りすることもございます)。なお、「どうしても1セルで氏名を管理したい!」といった場合には、姓と名の間にスペースを入れるなどして、いざというときに姓を取り出せるようなかたちでご利用いただくのも良いと思います。

◯住所は最低でも二分割で管理し、入力方式は揃える
住所の入力方式にも様々な方法があります。衆院や都道府県議会議員のように複数自治体を跨いだ名簿管理が求められる場合と、首長・市区町村議会議員のように単一の自治体が選挙区となる場合でも重視する情報が異なるところはありますが、次にあげるような入力方式は望ましくないでしょう。

おすすめしない管理方法 デメリット
町名と番地(数字以下)を分割している 表計算ソフトがハイフンをマイナスと認識し、自動で演算されてしまうことがあります
番地の後ろに続けて建物名を入れている ラベルに出力した際にレイアウトが崩れたり、文字数によってはラベルの枠をはみ出す場合があります
「送り先はどうせ市(区町村)内だから」と、都道府県~市区町村名までを省いている 郵便番号バーコードが作成できません
レコードによって、入力方式が違う(半角全角、丁目・番地・号にするかハイフンにするかなど) 重複集計や名寄せ時に同一データと認識できず、見過ごす可能性があります

こういった注意点を踏まえ、 ミエセンでは「都道府県」「市区町村」「字・町丁目」という集計用の項目と、「住所1(番地まで・東京都渋谷区渋谷1-12-12)」「住所2(建物名・宮益坂東豊エステート8階)」という、検索やラベルに使うための項目をご用意しています。 

◯電話番号は、固定と携帯を分けて、市外局番とハイフンを入れて登録する
電話番号も、様々な入力方式で管理いただいているかと思います。特に重要なのは、「固定電話」と「携帯電話」を分けて管理することです。60代のスマホ普及率は2018年に5割を超え、すでにガラケーを超えました。後援会活動の連絡や選挙期間中の投票依頼も「個」の時代となりました。携帯電話番号を用いた連絡手段は電話だけでなく、SMS送信やLINEへの登録など、いろいろな活用が見込めます。また、 ミエセンには「iPhoneから直接電話発信」という機能 がありますが、いざというときに電話できない、という事態を避けるためにも、市外局番は欠かさずに登録しておきたいものです。ハイフンがなく、数値扱いとなっている場合には表計算ソフトで開いたとたん先頭の「0」が桁落ちしてしまうこともありますので注意が必要です。
Excelをお使いの場合、「セルの書式設定 → (表示形式タブ)ユーザー定義」で、「種類:」の欄に「”03-“@」と入れておくことで、「数字を打ち込むと自動で”03-“をつける」ように予め設定しておくことも可能です。少しでも入力時間を短縮したい、入力ミスを無くしたいといった場合にはお試しください。

◯郵送に関する備考は1つの項目列にまとめる
郵送の可・不可や、慶弔、宛名出力時の注意点など、郵送後の対応のたびに、項目列に新しい「備考欄」を追加してしまっていませんか?時期が変わるとつい別の項目を足して情報を入力したい気持ちになりますが、検索や絞り込みなどで合理的な管理を行うためには、「集約」することがとても重要です。 ミエセンには「宛名に使用するか」という項目があり、わざわざ備考欄を作らなくても、一元的に管理できるようご用意しています。 宛名ラベルを出力する際には、この項目の情報も確かめながら精査を行うと良いでしょう。

ミエセンの便利機能といえば

◯ミエセンの「タグ」を活用しよう
 ミエセンのおすすめ機能No.1はずばり「タグ」です! カラフルで、見てもよし、付けてよし、絞り込んで便利、のタグが、100も作成できます。これでもう、イベント参加者や郵送記録、電話作戦の結果記録などに悩むことはありません。タグを「フォルダ」管理することもできますので、「イベント」「地区(町会)」といったくくりでまとめておくことも簡単です。ミエセンを使わない場合でも、「フラグ”1″の登録」といった考え方を応用して、イベントの参加履歴などを管理してみてはいかがでしょうか。

◯ミエセンの「紹介者」機能を活用しよう
ミエセンでは、「紹介者」を紐づけて管理することができます。 紹介者を代表者情報画面から確認できるだけでなく、複数の方から紹介があった場合でもきちんと整理して管理することができます。 多くの名簿ソフトには「紹介者」の欄が用意されていますが、データの紐付けや複数名対応をしている場合は少ないのではないでしょうか。紹介者一覧はPC版からダウンロードもでき、表計算ソフトを使えば、絞り込み・並び替え・集計なども簡単です。また、今後のアプリのアップデートで、「紹介者ランキング」のような集計機能や、地図を使った可視化機能の実装なども検討をしております。

今回のお話はここまでです。「4年後も使える名簿」のために、登録内容を見直してみてはいかがでしょうか。「ミエセン」は、引き続き皆様の名簿管理作業を強力にサポートいたします。

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